PERBAIKAN PERENCANAAN PERSEDIAAN DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DI APOTEK X SURABAYA

Abstract

Apotek X adalah sebuah apotek di Surabaya Selatan yang melakukan aktivitas utama yaitu: pemesanan obat ke supplier, penerimaan barang dari supplier, penyimpanan barang, peracikan resep, penjualan barang ke konsumen, retur produk kadaluarsa, kegiatan pendukung seperti pengecekan stok, pengecekan obat kadaluarsa, penulisan transaksi pada buku catatan, pembuatan laporan, serta beberapa kegiatan lainnya. Kondisi saat ini, pekerjaan tiap karyawan terbagi tidak rata. Pekerjaan penting dipegang oleh seorang karyawan yaitu Asisten Apoteker (AA), sedangkan jabatan lain hanya menunggu perintah AA. Hal ini menimbulkan masalah seperti ketergantungan apotek pada seorang karyawan dan tidak ada kontrol serta pengecekan untuk tiap aktivitas. Masalah ini menandakan sistem informasi yang diterapkan oleh apotek masih kurang optimal, efektif dan efisien. Masalah lainnya adalah mengenai persediaan dimana masih sulit dilakukan pemesanan dan pengecekan stok serta kadaluarsa. Jurnal ini akan membahas mengenai perancangan Sistem Informasi Manajemen (SIM) yang diawali dengan analisis struktur organisasi, job description, sistem prosedur, serta dokumen yang digunakan dan dilanjutkan dengan perencanaan persediaan. Hal ini bertujuan untuk menganalisis sistem prosedur apotek awal, merancang suatu sistem informasi manajemen baru, dan membuat suatu sistem persediaan yang optimal bagi apotek. Untuk mempermudah, mempercepat, serta meningkatkan efektifitas dan efisiensi SIM, maka dirancang juga suatu sistem dabatase apotek terkomputerisasi menggunakan Microsoft Access dan Microsoft Visual Basic 6.0 yang sesuai dengan rancangan SIM serta kondisi apotek. Untuk persediaan, proses perencanaan persediaan di apotek dilakukan untuk mencari nilai jumlah pemesanan optimal Economic Order Quantity (EOQ), reorder point, safety stock, dan selanjutnya membandingkan serta analisis total biaya persediaan awal/real apotek dengan biaya persediaan usulan dengan metode Fixed Order Quantity tersebut. Langkah ini dilakukan agar apotek dapat merencanakan persediaan masa depan dengan metode yang lebih baik dan sistematis serta biaya yang lebih rendah. Dari penghitungan total biaya persediaan tiga bulan antara bulan Oktober 2012 sampai Desember 2012, diketahui nilai total biaya persediaan awal adalah Rp 3.420.575 dan nilai total biaya persediaan usulan Rp 2.473.794 sehingga perencanaan persediaan menggunakan metode usulan ini layak digunakan.